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Per App Personal planen

Per App Personal planen

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Themenbereiche
  • Veränderungen in der Unternehmensorganisation und bei Unternehmensprozessen
  • Neue Arbeitszeitmodelle
  • New Work

Herausforderung

PER APP PERSONAL PLANEN
Die Ausgangslage: Das Unternehmen für Sicherheitsdienste mit rund 50 Mitarbeitern organisierte die Personalplanung mit einer einfachen Excel-Tabelle. Diese konnte jedoch nur von einem Ort aus zentral bearbeitet werden, obwohl mehrere Mitarbeiter in die Planung involviert waren. Die Sicherheitskräfte gaben ihre Stundenberichte als handschriftliche Aufstellung an die Verwaltungsmitarbeiter weiter. Die kleine Firma benötigte mehrere Arbeitstage pro Woche um die Personalplanung zu koordinieren. Sie mussten manuell Aufträge erstellen, freie Mitarbeiter finden und telefonisch bestätigen. Änderte sich kurzfristig etwas, mussten sie oftmals den gesamten Plan neu erstellen. Eine fehlerfreie Mitarbeiterplanung war also mit extrem hohem Zeitaufwand verbunden. Das hemmte das Wachstum des Unternehmens.

Vorgehen
Digitale Lösung: Das Unternehmen prüfte im gemeinsamen Beratungsprozess mit der FOREWARD GmbH – www.foreward.de - die auf dem Markt bereits verfügbaren Softwarelösungen. Diese stellten sich aber als für ihren Bedarf unzureichend heraus. Deshalb entwickelten sie selbst zusammen mit einer Entwicklerfirma ein individuelles Programm. Das Programm und die dazu gehörige App überprüft die Verfügbarkeit der Mitarbeiter automatisch und gleicht sie mit den Terminen des Auftraggebers ab. Nun steht ein moderner, digitaler Dienstplaner zur Verfügung. Im gesamten Prozess wurden zusammen mit der FOREWARD GmbH die Mitarbeiter in die neuen Prozesse eingearbeitet und konnten Input geben, z.B. bei den Anforderungen an die Personalplanungs-App.

Ergebnis
Anstelle von 2-3 Tagen dauert die wöchentliche Personalplanung nun nur noch 1-2 Stunden. Die Mitarbeiter können schneller und einfacher Kundenaufträge bearbeiten. Durch die Ergebnisse der öffentlich geförderten Beratung durch die FOREWARD GmbH kann das Sicherheitsdienstunternehmen mehr Aufträge annehmen. Allein durch die interne Nutzung amortisieren sich die Kosten innerhalb eines halben Jahres. Das neuentwickelte Personalplanungs-Programm soll jetzt auch anderen Unternehmen zum Wachstum verhelfen und langfristigen Gewinn bringen.

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