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Die Cloud effektiv nutzen

Die Cloud effektiv nutzen

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Themenbereiche
  • Veränderungen in der Unternehmensorganisation und bei Unternehmensprozessen
  • Betriebliche Cloud-Nutzung
  • Neue Arbeitszeitmodelle
  • Flexible Arbeitsorte (z.B. Telearbeit, mobiles Arbeiten, flexible Büronutzungskonzepte)
  • Neue Formen von Beschäftigungsverhältnissen (z.B. Freelancer, Outsourcing)
  • New Work

Herausforderung

DIE CLOUD EFFEKTIV NUTZEN
Die Ausgangslage Die täglichen Abläufe im IT-Systemhaus mit rund 45 Mitarbeitern waren geprägt von dezentral verteilten Dokumentenstrukturen, sowohl elektronisch als auch papierbasiert. Ein hoher Zeitaufwand war die Folge. Besonders bei der Dokumentensuche, täglichen Anfragen und der Administration waren die Mitarbeiter sehr lange gebunden. Zielsetzung: Gemeinsamt mit dem Beratungsunternehmen FOREWARD GmbH ein gefördertes Projekt zur Automatisierung der Workflows und Veränderungen in der Unternehmensorganisation und bei Unternehmensprozessen mit Hilfe der Cloud umzusetzen.

Vorgehen

Digitale Lösung: Das IT-Systemhaus führte im gemeinsamen Beratungsprozess mit der FOREWARD GmbH – www.foreward.de - zentralisierte Services (Hosting-Dienste) ein. Dadurch sind die Daten nun an einem Ort verfügbar. Regelmäßige Backups erhöhen die Datensicherheit. Die Daten bleiben im Rechenzentrum des IT-Systemhaus gebunden und können nicht mehr nach außen getragen werden. Auf die Datenbestände greifen die Mitarbeiter über ein Dokumentenmanagementsystem zu und können sie dadurch zügiger abrufen. Um noch bestehende unterschiedliche Dokumentennutzung zu vermeiden, definierte die Geschäftsführung die zentrale Datenhaltung als neuen Standard. Aus der täglichen Arbeit mit dem neuen System konnte das IT-Systemhaus schließlich automatisierte Workflows etablieren und sinnvolle Zugriffsrechte auf Dokumentenbereiche vergeben. Durch die hierfür entwickelte Virtual Desktop Infrastructure (VDI) stellte das Unternehmen mobile Arbeitsplätze bereit, wodurch die Mitarbeiter nun ortsunabhängig und in Echtzeit zusammenarbeiten können. Im gesamten Prozess wurden zusammen mit der FOREWARD GmbH die Mitarbeiter in die neuen Prozesse eingearbeitet und konnten Input geben, z.B. bei den Anforderungen an Arbeitsprozesse.

Ergebnis

Nach ca. 1,5 Jahren amortisierten sich die Maßnahmen. Durch die gemeinsam erarbeitete Automatisierung der Workflows in der öffentlich geförderten Beratung durch die FOREWARD GmbH spart das IT-Systemhaus Zeit und Personal. Die Kunden profitieren von der schnellen Bearbeitungszeit durch kurze Prozesse (Bestellung, Bestätigung, Lieferung) im Innendienst. Der Mehrwert für das IT-Systemhaus: Wettbewerbsvorteil aufgrund des schnellen Services. Messbarer Mehrwert: Umsatzsteigerung von 20 % (ca. 1,15 Mio €)

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