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Dokumentenmanagement und Steuern sichern in der Cloud

Dokumentenmanagement und Steuern sichern in der Cloud

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Themenbereiche
  • Veränderungen in der Unternehmensorganisation und bei Unternehmensprozessen
  • Betriebliche Cloud-Nutzung
  • Flexible Arbeitsorte (z.B. Telearbeit, mobiles Arbeiten, flexible Büronutzungskonzepte)
  • New Work

Herausforderung

DOKUMENTENMANAGEMENT UND STEUERN SICHERN IN DER CLOUD
Die Ausgangslage: Die überregional arbeitende Rechtsanwaltskanzlei mit Notariat und Steuerberatungsbüro mit 7 Standorten und rund 85 Mitarbeitern ist bereits voll ausgerüstet für die digitale Bearbeitung, jedoch gibt es einen Mandantenanteil, der noch analog zusammenarbeiten möchte. Deshalb wird in zwei Systemen gearbeitet. Im analogen Betrieb reichten Mandanten Belege und Unterlagen oft ungeordnet oder in unpassender Form ein. Zudem mussten Mandanten vorbeikommen, um Unterlagen zu bringen, Sie mussten auf Öffnungszeiten achten und Termine vereinbaren. Die Buchhaltung und Dokumentation legten die Mitarbeiter in Papierform ab. Ungeordnete Belege bedeuten Mehraufwand in der Kommunikation und in der Buchhaltung. Mitarbeiter wurden durch die häufigen Übergabebesuche aus dem Arbeitsablauf herausgerissen und für die Mandanten war die Übergabe zeitaufwendig und von geringem qualitativem Wert. Die Kanzlei benötigte viel Platz für Ordner, die Kosten für den Bürobedarf waren hoch. Zielsetzung: Gemeinsamt mit dem Beratungsunternehmen FOREWARD GmbH ein gefördertes Projekt zur Automatisierung der Workflows und Veränderungen in der Unternehmensorganisation und bei Unternehmensprozessen umzusetzen.

Vorgehen

Digitale Lösung Die Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzlei erarbeitete im gemeinsamen Beratungsprozess mit der FOREWARD GmbH – www.foreward.de – und den eingebundenen Mitarbeitern der verschiedenen Standorte ein Anforderungsprofil für ein digitales Dokumentenmanagement und die digitale Kommunikation mit den Klienten. Zentrales Ergebnis war der Kauf eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Alle Dokumente liegen damit digital geordnet und gruppiert zu jedem Mandanten vor. Dokumente in Papierform werden eingescannt und ebenfalls dort abgelegt. Das digitale Qualitätsmanagementsystem hilft den Mitarbeitern durch Checklisten ihre Arbeit zu organisieren und Fehler zu vermeiden. Das zweite System, ein Cloud-System, ermöglicht Buchhaltung online. Hier können Mandanten jederzeit all ihre Dokumente der Steuerberatungskanzlei zur Verfügung stellen, und nach deren Verbuchung die entsprechenden Auswertungen einsehen.

Ergebnis

Bereits jetzt spart die Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzlei durch die öffentlich geförderte Beratung der FOREWARD GmbH 20% der Personalkosten und 20% der Bürobedarfskosten. Es wird Platz durch weniger Ordner gespart. Regelmäßige Gesprächstermine mit Mandanten können sich auf das Qualitativ-Strategische konzentrieren. Dokumentenübergaben und Einblicke können jederzeit in der Cloud abgerufen werden. Die Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzlei präsentiert sich als moderner Dienstleister. Messbarer Mehrwert: 20 % Ersparnis Personalkosten, 20 % weniger Kosten Bürobedarf, weniger Platzbedarf für Ordner & Dokumente.

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